ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ
І ТЕХНОЛОГІЇ В ОБЛІКУ

Перелік книг Зміст Попередня сторінка Наступна сторінка

Тема 7
Автоматизація облікових задач
(на прикладі задач обліку основних засобів)

 

7.1. Загальна характеристика задач обліку
основних засобів
Досягнення підприємствами поставлених стратегічних і тактичних цілей вимагає від них постійного поповнення новими засобами праці для оновлення технології виробництва, збільшення обсягу випуску існуючої продукції та виведення на ринок нової.
У зв’язку з цим на перший план виходить поінформованість зацікавлених осіб (керівництва, бухгалтерів, інвесторів тощо) про наявність засобів праці (обладнання машин, виробничих площ та інших основних засобів) та постійний контроль за їх правильним використанням. Правильно побудований облік основних засобів і, як наслідок, різнобічне використання наданої інформації, повинно сприяти ефективному управлінню виробничою діяльністю будь-якого підприємства, а також проведення обґрунтованої зваженої інвестиційної полі­тики щодо них.
Звичайно ж, в сучасних умовах, за наявності на підприємствах тисяч об’єктів основних засобів, важко говорити про ефективне розв’язання задач їх обліку та контролю за ручного способу обробки інформації. Підприємство постає перед питанням автоматизації обліку основних засобів для виконання системних обліково-контрольних операцій.
При цьому сприятливим фактором автоматизації є стабільність постійної облікової інформації, що формується на підприємстві. Це, своєю чергою, створює умови для її багатократного використання і тим самим сприяє підви­щенню ефективності застосування ЕОМ на цій ділянці облікової роботи. Характерною для розв’язання задач даної ділянки обліку є можливість одер­жання на ЕОМ повного комплексу облікових реєстрів, необхідних для організації раціонального управління основними засобами підприємства.
Дамо визначення поняття “задача”, що використовуватиметься надалі для вирішення проблем автоматизації тих чи інших ділянок обліку. Під задачею будемо розуміти алгоритм перетворення вхідних даних за допомогою процедур обробки у вихідні показники, що мають певне функціональне призначення для бухгалтерського обліку і управління підприємством.
Існує багато підходів до виділення задач обліку основних засобів. Найдоцільнішим на наш погляд є таке групування:
1. – облік і контроль об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, зберігання) та класифікаційними групами – код ZB101;
2. – облік і контроль за правильністю та своєчасністю відображення руху основних засобів (надходження, вибуття, внутрішнє переміщення) – код ZB102;
3. – облік амортизації (зносу) основних засобів та контроль за правильністю її нарахування та відображення – код ZB103;
4. – облік витрат на ремонт та модернізацію основних засобів та контроль за раціональним використанням коштів, виділених з цією метою – код ZB104;
5. – облік переоцінки основних засобів (дооцінки та уцінки) – код ZB105;
6. – облік операційної та фінансової оренди основних засобів – код ZB106;
7. – виявлення зайвих та морально застарілих основних засобів – код ZB107;
8. – облік і контроль нематеріальних активів – код ZB108;
9. – відображення операцій з основними засобами в облікових реєстрах – код ZB109.
Код задачі має таку структуру:
Z B X XX
 номер задачі
 код ділянки обліку
 код підсистеми бухгалтерського обліку
 мнемонічна ознака
Перший розряд структури коду задачі – мнемонічна ознака, другий – код підсистеми бухгалтерського обліку, третій – код ділянки обліку, четвертий та п’ятий – номер задачі.
Задача ZB101 дозволяє бухгалтерії, економічним і технічним службам підприємства здійснювати контроль за наявністю основних засобів у розрізі таких класифікаційних ознак:
· за функціональним призначенням: виробничі (безпосередньо беруть участь у виробничому процесі або сприяють його здійсненню) та невиробничі (не беруть безпосередньої або побічної участі у процесі виробництва);
· за видами: земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинки та споруди, машини та обладнання, транспортні засоби тощо;
· за використанням: діючі (ті, що використовуються у господарстві), недіючі (ті, що не використовуються в цей період часу з різних причин), запасні (ті, що перебувають у резерві і призначені для заміни об’єктів основних засобів, що вибули);
· за належністю: власні (ті, що знаходяться на балансі підприємства), орендовані (ті, що отримані за договорами операційної оренди і відобра­жаються в позабалансовому обліку).
Одиницею обліку основних засобів є інвентарний об’єкт – предмет або комплекс конструктивно поєднаних предметів з усіма пристроями та пристосу­ваннями для виконання певних самостійних функцій і певної роботи.
Кожному інвентарному об’єкту присвоюється відповідний інвентарний номер. Цей номер зберігається за об’єктом на час його знаходження на підпри­ємстві, при цьому повторення номерів виключено.
Аналітичний пооб’єктний облік основних засобів веде бухгалтерія на інвентарних картках (форма ОЗ-6 “Інвентарна картка обліку основних засобів”). Записи в інвентарних картках повинні бути тотожними даним пооб’єктного обліку основних засобів за місцями їхнього знаходження, які відображаються в інвентарному списку (ОЗ-9 “Інвентарний список основних засобів”). Для отри­мання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їхніми класифікаційними ознаками бухгалтерія заповнює картку обліку руху основних засобів за формою ОЗ-8 на підставі підсумкових даних в інвентарних картках.
Вихідна інформація даної задачі необхідна при проведенні інвен­таризацій і аналізі використання основних засобів з метою виявлення зайвих та морально застарілих, а також для відображення операцій з основними засобами в облікових реєстрах (див. рис. 7.1).


Рис. 7.1. Взаємозв’язок задач автоматизації обліку основних засобів
Задачу обліку і контролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, зберігання) та класифікаційними групами (код ZB101) є зміст розділити на підзадачі:
· обліку та узагальнення інформації про всі типи основних засобів, що знаходяться на підприємстві (код ZB10101);
· обліку основних засобів за місцями їх експлуатації (код ZB10102);
· обліку основних засобів за класифікаційними групами (код ZB10103);
· контролю за наявністю основних засобів на підприємстві (код ZB10104).Задачу обліку і контролю за правильністю та своєчасністю відобра­ження руху основних засобів (надходження, вибуття, внутрішнє перемі­щення) – код ZB102 доцільно поділити на такі підзадачі:
· обліку безоплатного отримання основних засобів (код ZB10201);
· обліку придбання та спорудження основних засобів (код ZB10202);
· обліку одержання основних засобів як внеску до статутного капіталу (код ZB10203);
· обліку надходження основних засобів у зв’язку з іншими операціями (код ZB10204);
· обліку бартерних операцій, об’єктом обміну в яких виступають основні засоби (код ZB10205);
· обліку безоплатної передачі основних засобів (код ZB10206);
· обліку реалізації основних засобів (код ZB10207);
· обліку передачі основних засобів як внеску до статутного капіталу іншого підприємства (код ZB10208);
· обліку ліквідації основних засобів (код ZB10209);
· обліку внутрішнього переміщення основних засобів (код ZB10210);
· контролю за правильністю оформлення операцій з руху основних засобів (код ZB10211).
Головними джерелами надходження основних засобів є такі: об’єкти, що їх вклали засновники до статутного капіталу; об’єкти збудовані підприємством, установлене устаткування, закінчені роботи з побудови або дообладнання, котрі збільшують первинну вартість об’єктів; придбані основні засоби; основні засоби, одержані безкоштовно; виявлені під час інвентаризації надлишки основних засобів; основні засоби, одержані як результат обміну на інші активи.
У разі надходження в експлуатацію основних засобів на кожний об’єкт укладають спеціальний документ – акт приймання-передачі типової форми (форма ОЗ-1 “Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів”). Акт складається спеціальною комісією, що визначається наказом з облікової політики підприємства.
Задача ZB102 прямо пов’язана із задачею ZB101, оскільки після прийому основного засобу, в бухгалтерії на нього заводиться інвентарна картка, дані за якою повинні збігатися з даними Акту форми ОЗ-1 (про­водиться контроль правильності оприбуткування основного засобу на баланс підприємства). Тобто, вихідні дані задачі обліку і контролю за правильністю та своєчасністю відображення руху основних засобів (над­ходження, вибуття, внутрішнє переміщення) (код ZB102) служать вхід­ними даними для задачі обліку і контролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, зберігання) та класифікаційними групами (код ZB101).
Під час експлуатації основні засоби поступово втрачають свої споживчі та фізичні якості і стають непридатними для використання. Однак вартість основних засобів не зникає безслідно, а систематично розподіляється протягом терміну їх використання. Такий розподіл має назву “амортизація”. Саме для обліку амортизації і служить задача ZB103. Оскільки згідно з П(С)БО 7 “Основні засоби”, амортизацію об’єкта основних засобів можна нараховувати одним із п’яти методів (прямолінійним, зменшення залишкової вартості, прискореного зменшення залишкової вартості, кумулятивним, виробничим), то програмні засоби, за допомогою яких реалізовуватиметься процедура розв’язання цієї задачі, повинні забезпечувати можливість нарахування амортизації будь-яким з вказаних методів.
У задачі за кодом ZB103 обліку амортизації (зносу) основних засобів та контролю за правильністю її нарахування та відображення найбільш логічним було б виділення двох підзадач:
· обліку амортизації (зносу) основних засобів (код ZB10301);
· контролю за правильністю нарахування амортизації (зносу) основних засобів (код ZB10302).
Вхідною інформацією для задачі обліку амортизації (зносу) основних засобів та контролю за правильністю її нарахування (код ZB103) служать дані, отримані при реалізації задач обліку витрат на ремонт та модер­нізацію основних засобів та контролю за раціональним використанням коштів, виді­лених з цією метою (код ZB104), обліку переоцінки основних засобів (дооцінки та уцінки) (код ZB105), вихідні дані задачі обліку і контролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (екс­плуатації, зберігання) та класифі­ка­ційними групами (код ZB101) (див. рис. 7.1). Своєю чергою результатна інфор­мація задачі ZB103 викорис­товується на ділянці обліку виробничих витрат у задачі обліку собівартості готової продукції.
У задачі обліку витрат на ремонт та модернізацію основних засобів та контролю за раціональним використанням коштів, виділених з цією метою (код ZB104) виділяємо підзадачі:
· обліку ремонту основних засобів (код ZB10401);
· обліку модернізації основних засобів (код ZB10402);
· контролю за раціональним використанням коштів, виділених на ремонт та модернізацію основних засобів (код ZB10403).
Такий розподіл задачі обліку витрат на ремонт та модернізацію основних засобів та контролю за раціональним використанням коштів, виділених з цією метою (ZB104) пов’язаний насамперед з тим, що витрати на ремонт і витрати на модернізацію є абсолютно різними затратами за характером їх впливу на балансову вартість об’єкта основних засобів. Витрати на ремонт не збільшують балансову вартість об’єкта основних засобів і списуються на витрати звітного періоду, своєю чергою витрати на модернізацію пов’язані з поліпшенням функціональних можливостей об’єкта, збільшують його балансову вартість, а на витрати списуються поступово через механізм амортизації.
Обидві підзадачі тісно пов’язані із задачею обліку собівартості готової продукції (ділянка обліку виробничих витрат), з тою лише різницею що під­задача ZB10401 – безпосередньо, а ZB10402 – опосередковано через задачу обліку амортизації (зносу) основних засобів та контролю за правильністю її нарахування та відображення (код ZB103).
Задача обліку переоцінки основних засобів (дооцінки та уцінки) (код ZB105) підрозділяється на дві підзадачі:
· обліку дооцінки основних засобів (код ZB10501);
· обліку уцінки основних засобів (код ZB10502).
Дооцінка відбувається в разі перевищення справедливої вартості над балансовою, а уцінка, відповідно, при перевищенні балансової вартості над справедливою.
У бухгалтерському обліку дооцінка основних засобів відображається так:
Д-т 10 “Основні засоби” К-т 131 “Знос основних засобів” – на суму дооцінки зносу основного засобу;
Д-т 10 “Основні засоби” К-т 423 “Дооцінка активів” – на суму дооцінки залишкової вартості об’єкта основних засобів.
Уцінка в обліку відображається так:
Д-т 131 “Знос основних засобів” К-т 10 “Основні засоби” – на суму уцінки зносу основного засобу;
Д-т 975 “Уцінка необоротних активів і фінансових активів” К-т 10 “Основні засоби” – на суму уцінки залишкової вартості об’єкта основних засобів.
Відповідно інформація підзадачі обліку дооцінки основних засобів (код ZB10501) та обліку уцінки основних засобів (код ZB10502) викорис­товується і є вхідною для: задачі обліку амортизації (зносу) основних засобів та контролю за правильністю її нарахування та відображення (код ZB103), обліку і конт­ролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, збе­рігання) та класифікаційними групами – код ZB101 (див. рис. 7.1), а також для ділянки обліку фінансово-розрахункових операцій (задачі обліку фондів і резервів та обліку фінансових результатів і контролю за правильністю їх формування).
Задача обліку операційної та фінансової оренди основних засобів за кодом ZB106 має на меті узагальнити інформацію про основні засоби, що перебувають на підприємстві на правах:
1 – фінансової оренди, що передбачає передачу орендареві всіх ризиків і вигод, пов’язаних з правом використання й володіння активом;
2 – операційної оренди, що передбачає передачу орендарю права корис­тування основними засобами на строк, що не перевищує строку їх повної амортизації, з обов’язковим поверненням таких основних засобів їх власнику після закінчення строку орендної угоди, а також основні засоби, віддані під­приємством в операційну чи фінансову оренду.
Внаслідок різниці у відображенні в обліку фінансової та операційної оренди є зміст задачу ZB106 розділити на кілька підзадач:
· обліку операційної оренди по об’єктах основних засобів, зданих в оренду (код ZB10601);
· обліку операційної оренди по орендованих основних засобах (код ZB10602);
· обліку фінансової оренди об’єктах основних засобів, зданих в оренду (код ZB10603);
· обліку фінансової оренди по орендованих основних засобах (код ZB10604);
· контролю за правильністю та своєчасністю нарахування і сплати орендних платежів (код ZB10605);
· контролю за правильністю та своєчасністю отримання орендних пла­тежів (код ZB10606).
Вихідна інформація задачі ZB106 служить вхідними даними для задач: ZB101 (обліку і контролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, зберігання) та класифікаційними групами), ZB103 (обліку амор­тизації (зносу) основних засобів та контролю за правильністю її нарахування та відображення) і низки задач ділянок обліку витрат на виробництво та обліку фінансово-розрахункових операцій.
Задача виявлення зайвих та морально застарілих основних засобів (код ZB107) призначена для відслідковування основних засобів, що з тих чи інших причин простоюють чи працюють з недовикористанням діючих виробничих потужностей, а також із завершеним строком корисної експлуатації. Є зміст розділити дану задачу на підзадачі, а саме:
· визначення рівня спрацювання основних засобів (код ZB10701);
· визначення рівня використання виробничих потужностей (код ZB10702);
· визначення і контроль за рівнем забезпеченості основними засобами (код ZB10703).
Вхідними даними при розв’язанні цієї задачі виступає вихідна інфор­мація задачі ZB101 обліку і контролю об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації, зберігання) та класифікаційними групами. Роз­в’язання задачі ZB107 дозволяє дати відповідь на запитання про ефективність функціонування того чи іншого об’єкта основних засобів на підприємстві.
Задачу обліку і контролю нематеріальних активів (код ZB108) можна розділити на підзадачі:
· обліку і контролю за наявністю нематеріальних активів (код ZB10801);
· обліку придбання (створення) нематеріального активу (код ZB10802);
· обліку переоцінки нематеріальних активів (код ZB10803);
· обліку вибуття нематеріальних активів (код ZB10804);
· обліку амортизації (зносу) нематеріальних активів та контролю за правильністю її нарахування (код ZB10805).
Методологічні основи формування в бухгалтерському обліку інформації про нематеріальні активи та розкриття інформації про них у фінансовій звітності визначає П(С)БО 8 “Нематеріальні активи”. Згідно з цим П(С)БО нематеріальний актив – це немонетарний актив, який не має матеріальної форми, може бути ідентифікований (відокремлений від підприємства) та утримується підпри­ємством з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи надання в оренду іншим особам.
Основними завданнями автоматизації комплексу підзадач, що стосу­ються обліку та контролю нематеріальних активів є:
1 – правильне і своєчасне надходження, вибуття і переміщення немате­ріальних активів;
2 – контроль за наявністю нематеріальних активів;
3 – своєчасне і точне обчислення зносу нематеріальних активів і конт­роль за правильним відображенням його в обліку;
4 – оперативне забезпечення керівництва інформацією про стан немате­ріальних активів, що знаходяться на балансі підприємства.
Вихідні дані задачі обліку і контролю нематеріальних активів (код ZB108) використовуються як вхідна інформація для формування резуль­туючих відомостей під час розв’язання задачі відображення операцій з основними засобами в облікових реєстрах (код ZB109).
Задача відображення операцій з основними засобами в облікових реєст­рах (код ZB109) передусім має на меті підсумовування інформації про наяв­ність і рух основних засобів на підприємстві за звітний період (скажімо, мі­сяць) та видачі результатів обробки у вигляді відомостей (результуючих табуляграм).
У бухгалтерії таке узагальнення інформації відбувається у журналі 4 за кредитом рахунків 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи”, 12 “Нематеріальні активи”, 13 “Знос необоротних активів”, 15 “Капітальні інвес­тиції”, 18 “Інші необоротні активи”, 19 “Негативний гудвіл”.7.2. Вхідні документи та коди облікових номенклатур
Носіями вхідних даних, необхідних для автоматизованої обробки інфор­мації, використовуються як правило, типові форми. При цьому формуються дані по всіх господарських операціях. Вони можуть як відображатися на екрані, так і видаватися на друкувальний пристрій. У разі автоматизації обліку основних засобів, типовими формами є:
· ОЗ-1 “Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів” – застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів для обліку введення їх в експлуатацію; для оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного струк­турного підрозділу до іншого, а також для виключення їх зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству;
· ОЗ-2 “Акт прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів” – застосовується для оформлення приймання основ­них засобів після капітального ремонту, реконструкції та модернізації або здачу їх на капітальний ремонт, реконструкцію чи модернізацію;
· ОЗ-3 “Акт на списання основних засобів”, ОЗ-4 “Акт на списання автотранспортних засобів” – застосовуються для оформлення вибуття окремих об’єктів основних засобів при повній або часткові їх ліквідації;
· ОЗ-5 “Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини” – складається при установці, пуску і демонтажі будівельної машини, що взята напрокат;
· ОЗ-6 “Інвентарна картка обліку основних засобів” – застосовується для аналітичного обліку та узагальнення інформації про всі типи основних засобів на підприємстві;
· ОЗ-7 “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів” – засто­совується для реєстрації інвентарних карток;
· ОЗ-8 “Картка обліку руху основних засобів” – застосовується для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами (при машинному способі обробки інформації – не застосовується);
· ОЗ-9 “Інвентарний список основних засобів” – застосовується в місцях зберігання (експлуатації) основних засобів для обліку кожного об’єкта за матеріально відповідальними особами;
· ОЗ-14 “Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)”, ОЗ-15 “Розрахунок амортизації основних засобів (для буді­вельних організацій)”, ОЗ-16 “Розрахунок амортизації по автотранспорту” – за­стосовується для розрахунку амортизації основних засобів.
З різноманітної первинної документації, яка служить вхідною інформацією для розв’язання задач обліку основних засобів (а саме: акти ОЗ-1, ОЗ-2, ОЗ-3, ОЗ-4, ОЗ-5) доцільно формувати вхідний масив єдиної структури з реквізитами: номер документа, дата, код матеріально відповідальної особи, код виду операції, назва об’єкта, структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), дебет рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), кредит рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), сума, номер (інвентарний, заводський), код рахунку та об’єкта аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань, норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт), поправковий коефіцієнт, вид устаткування, код устаткування, сума амортизації за даними переоцінки, рік випуску, дата введення в експлуатацію, номер паспорта. При списанні автотранспортних засобів, крім вказаних вище реквізитів, використовуються ще: вид автомобіля, причепа, напівпричепа; код транспортного засобу; пробіг (з початку експлуа­тації, після останнього капітального ремонту).
У випадках, коли бухгалтерське проведення не можна проставити в первинному документі при відображенні сторнувальних записів, а також для запису на машинні носії вхідного сальдо і оборотів з початку року, при почат­ковому розв’язанні задачі складають спеціальні бухгалтерські довідки.
Дані первинних документів визначають склад і структуру вхідних масивів, до яких належать:
1. – масив даних про надходження, вибуття та внутрішнє переміщення об’єктів основних засобів в звітному місяці (MVXB101), необхідний для формування коригуючого масиву інвентарної картотеки (MRBB103);
2. – масив бухгалтерських проводок (MSVB 702), який формується на ділянці зведеного обліку і звітності на основі даних про рух основних засобів. Структура масиву MSVB 702: дата, дебет рахунку (субрахунок, код аналі­тичного обліку), кредит рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), код операції, кількість, сума по бухгалтерському проведенню;
3. – масив сальдо (MSVB701), який при першому розв’язанні задач створюється з інформації, що міститься в бухгалтерських довідках. Структура масиву: рахунок (синтетичний рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), кількість, сума.
Зазначимо, що ідентифікатори масивів змінної інформації мають таку структуру:
M XX B X XX
 номер масиву
 код ділянки обліку
 код підсистеми бухгалтерського обліку
 вид масиву: VX – вхідний; RB – робочий; RP – для
 подальших рішень; RV – вихідний; SV – загальний
 мнемонічна ознака
Умовно-постійна інформація комплексу задач з автоматизації обліку основних засобів є такою:
1. – інвентарна картотека (MPB 101), що має структуру: дата, номер, назва об’єкта, модель, тип, марка, структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), рахунок (субрахунок, код аналітичного обліку), балансова (первісна) вартість, код рахунку та об’єкта аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань, норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт), поправковий коефіцієнт, вид устаткування, код устаткування, дата та номер акту про введення в експлуатацію, дата початку сплати за основні засоби, інвентарний номер, заводський номер, номер паспорта, сума зносу за даними переоцінки, рік випуску (побудови), вміст дорогоцінних металів (назва, вид, маса), дата вибуття, причина вибуття (переміщення), номер акту прийому-передачі (внутрішнього переміщення);
2. – довідник кодів норм і процентів амортизаційних відрахувань (MPH101) – призначений для формування інформації по кодах норм амортиза­ційних відрахувань та об’єктів аналітичного обліку. Структура довідника: структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), рахунок, код аналітичного обліку, код рахунку та об’єкта аналітичного обліку (для віднесення аморти­заційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань (на повне віднов­лення, на капітальний ремонт), норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт);
3. – довідник-календар (MPS101) – призначений для формування інфор­мації на певну дату. Структура: поточний день, місяць, рік; необхідний день, місяць, рік;
4. – довідник структурних підрозділів (MPS102) – призначений для форму­вання інформації по окремих підрозділах. Структура довідника: код структурного підрозділу, назва структурного підрозділу (цех, відділ, дільниця, лінія);
5. – довідник матеріально відповідальних осіб (MPS103) – призначений для формування інформації по матеріально відповідальних особах і має таку структуру: табельний номер, прізвище, ім’я, по батькові, посада;
6. – довідник господарських операцій (MPS104) – призначений для формування інформації по кодах господарських операцій. Структура довід­ника: код операції, назва операції;
7. – довідник видів дорогоцінних металів (MPS105) – використовується для формування інформації про наявність та рух дорогоцінних металів, що знаходяться в основних засобах. Структура довідника: вид, назва, одиниця вимірювання.
8. – масив-таблиця бухгалтерських проведень (MPS106) – призначений для автоматизованого формування бухгалтерських проведень. Структура довід­ника: код господарської операції, кореспонденція рахунків.
Ідентифікатори масивів нормативно-довідкової інформації мають таку структуру:
M XX X XX
 номер масиву
 код ділянки обліку
 вид масиву: PH – нормативний, PC – розцінковий, PP –
 планово-договірний, RS – регламентуючий, PS – 
 довідково-табличний, PB – постійно-обліковий
 мнемонічна ознака
Одним з основних елементів інформаційного забезпечення є система кодування інформації. Під кодуванням розуміється процес позначення номен­клатур за певними правилами вихідної множини об’єктів або повідомлень набором символів алфавіту коду.
Відповідно, автоматизація обробки інформації обліку основних засобів за умови його взаємозв’язку з іншими ділянками вимагає створення системи кодів облікових номенклатур, до основних з яких належать: коди синтетичних рахунків, субрахунків і об’єктів аналітичного обліку, видів операцій, осіб, котрі відповідають за збереження основних засобів, інвентарних номерів, рахунків та об’єктів аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), норм амортизаційних відрахувань, устаткувань, транспортних засобів.
Розглянемо побудову основних кодів на ділянці автоматизації обліку основних засобів (табл. 7.1):
Таблиця 7.1
Структура кодів на ділянці обліку основних засобів


№ з/п

Назва кодованої множини

Система кодування

Структура коду

Розшифрування розрядів коду

1

2

3

4

5

1

Код синтетичних рахунків, субрахунків і об’єктів аналітичного обліку

Комбінована

ХХ Х Х ХХХ

 

вид основних засобів
група основних засобів
номер субрахунку
номер синтетичного рахунку

2

Код видів операцій

Порядкова

1-9

Один цифровий порядковий знак, який характеризує рух основних засобів

3

Код осіб, котрі відповідають за збереження основних засобів (МВО)

Комбінована

Х ХХХ

 

порядковий номер працівника

категорія працівника

4

Код інвентарних номерів

Комбінована

Х ХХХ

 

порядковий номер об’єкта в групі
код групи основних засобів

5

Код рахунків та об’єктів аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань)

Комбінована

ХХ Х Х ХХХ

 

вид затрат
група затрат
номер субрахунку
номер синтетичного рахунку

6

Код норм амортизаційних відрахувань

Порядкова

01-99

Кожна норма амортизації має свій індивідуальний і неповторний двозначний код

Продовження табл. 7.1


1

2

3

4

5

7

Код устаткувань

Комбінована

Х Х ХХ ХХ

 

тип устаткування
клас устаткування
підгрупа устаткування

група устаткування

8

Код транспортних засобів

Комбінована

5 ХХХ

 

порядковий номер об’єкта в групі
код групи “Транспортні засоби”

7.3. Розрахунок і відображення
вихідної інформації
Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показ­ники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, що використовується в цілях підтвердження достовірності облі­кової інформації. Також до вихідної облікової інформації належить інформація, призначена для використання в наступних облікових циклах і для розв’язання задач на суміжних ділянках обліку. Вся вихідна інформація повинна бути представлена у вигляді, придатному для сприйняття і викорис­тання обліковим персоналом.
Під час машинного розв’язання комплексу задач з обліку основних засобів складають вихідні табуляграми. Перерахуємо та опишемо їх.
Картка аналітичного обліку основних засобів (код DB2101), що містить дані про всі типи основних засобів на підприємстві, в тому числі дані про технічні особливості об’єкта, норми амортизаційних відрахувань тощо.
Відомість наявності основних засобів за підрозділами (код DB2102), яка використовується при проведенні інвентаризацій і містить підсумки по виробни­чих підрозділах (матеріально-відповідальним особам) і підпри­ємству загалом.
Опис основних засобів за групами і видами (код DB2103) призначений для контролю і аналізу наявності основних засобів і правильності їх використання. У доповнення даних ф. DB2102 формується показник “Кількість одиниць об’єктів основних засобів”. Ця табуляграма містить підсумки по коду, виду і групі основних засобів. Підбивання підсумків по коду зумовлено необхідністю отримання інформації про групу однотипових об’єктів, які мають однакову вартість, введені в експлуатацію в один і той самий час та знахо­дяться в одному підрозділі (цеху).
Відомість розподілу устаткування за віковим складом (код DB2104) включає набір показників попередньої машинограми, згрупованих по роках випуску, вводу об’єктів в експлуатацію і коду основних засобів, а також структурному підрозділу і виду основних засобів. Дана табуляграма використовується для аналізу технічного рівня встановленого парку устаткування, степеня його морального зносу.
Довідка про виконаний капітальний ремонт та реконструкцію основних засобів (код DB2105) включає інформацію про всі об’єкти основних засобів, щодо проведених капітальних ремонтів, реконструкцій та модернізацій. До­відка містить такі реквізити: дата ремонту (реконструкції, модернізації), номер ремонту (реконструкції, модернізації), інвентарний номер об’єкта основних засобів, дата введення в експлуатацію, сума.
Відомість основних засобів, що перебувають в оренді (код DB2106) міс­тить записи про об’єкти основних засобів, що знаходяться на підприємстві на правах оренди (фінансової, оперативної) та об’єкти, передані в оренду (фінан­сову, оперативну) в розрізі інвентарних номерів, видів оренди, строків оренди, назв організацій, кодів та норм амортизаційних відрахувань (для об’єктів основних засобів, отриманих у фінансову оренду та об’єктів, пере­да­них в операційну оренду).
Відомість переоцінки основних засобів (код DB2107) включає інфор­мацію про переоцінку об’єктів основних засобів, балансова вартість яких суттєво (більше ніж на 10 %) відрізняється від справедливої. Відомість містить реквізити: дата проведення переоцінки, інвентарний номер, сума дооцінки (уцінки) зносу об’єкта основних засобів, сума дооцінки (уцінки) залишкової вартості об’єкта основних засобів.
Основними реєстрами ділянки обліку основних засобів є оборотні відомості:
· по рахунку 10 “Основні засоби” (код форми DB2108), що призначена для аналітичного обліку основних засобів, контролю за їх наявністю, надходженням, вибуттям і залишками на кінець звітного періоду;
· по рахунку 12 “Нематеріальні активи” (код DB2109), що призначена для аналітичного обліку нематеріальних активів, контролю за їх наявністю, надходженням, вибуттям і залишками на кінець звітного періоду;
· по рахунку 13 “Знос необоротних активів” (код DB2110), що приз­начена для аналітичного обліку зносу необоротних активів і його списання на рахунки витрат.
Всі перераховані вище реєстри використовуються для зв’язку синте­тичного та аналітичного обліку і мають однакові реквізити: код рахунку (суб­рахунку, об’єкта аналітичного обліку), назва рахунку, дебе­тове сальдо на поча­ток звітного періоду, кредитове сальдо на початок звітного періоду, дебетовий оборот за період, кредитовий оборот за період, дебетове сальдо на кінець звітного періоду, кредитове сальдо на кінець звітного періоду.
У відомості нарахування та розподілу амортизаційних відрахувань (код DB2111) містяться дані про суми амортизації, які включаються у витрати підприємства. Підсумки видаються по кожному коду аналітичного обліку в розрізі структурних підрозділів підприємства.
Структура ідентифікатора результатних відомостей є такою:
D B Х Х ХХ
порядковий номер табуляграми
код ділянки обліку
вид документа (1 – вхідний, 2 – результатний)
код підсистеми бухгалтерського обліку
мнемонічна ознака
Узагальнення оборотів по операціях обліку основних засобів за корес­пондуючими рахунками в синтетичному розрізі проводиться на ділянці зведеного обліку і звітності при складанні відомості синтетичного обліку, що має назву “Головна книга”. Реквізитами головної книги є: основний рахунок, місяць, кореспондуючий рахунок, обороти за дебетом, обороти за кредитом, залишок за дебетом, залишок за кредитом.
Крім розглянутих облікових реєстрів, результатна інформація комплексу задач з обліку основних засобів представлена результатними масивами, зокрема:
1. – відкоригований масив інвентарної картотеки – MRPB101 (структура, аналогічна структурі масиву MPB101);
2. – амортизаційні відрахування на повне відновлення – MRPB102 (основ­ний рахунок – 83; структурний підрозділ; кореспондуючий рахунок; дата; сума; операція; інвентарний номер);
3. – масив накопичених сум зносу основних засобів – MRPB103 (основний рахунок – 13; структурний підрозділ; кореспондуючий рахунок; дата; сума; операція; інвентарний номер);
4. – масив морально та фізично застарілих основних засобів – MRPB104 (інвентарний номер; структурний підрозділ (цех, відділ, діль­ниця, лінія); дата введення в експлуатацію; термін корисного вико­ристан­ня основного засобу; вік основного засобу; накопичена сума зносу основного засобу);
5. – масив даних про відремонтовані (реконструйовані, модернізовані основні засоби) – MRPB105 (структура, аналогічна вихідній табуляграмі DB2105);
6. – масив орендованих основних засобів та основних засобів, що перебу­вають в оренді – MRPB106 (структура, аналогічна вихідній табуляграмі DB2106);
7. – масив даних про проведену переоцінку основних засобів – MRPB107 (структура, аналогічна вихідній табуляграмі DB2107) тощо (див. рис. 7.2).
При розв’язанні задачі відображення операцій з основними засобами в облікових реєстрах – код ZB109 для формування оборотної відомості по рахунках 10 “Основні засоби”, 12 “Нематеріальні активи” з масивів MSVB701 та MSVB702 вибирають записи по даних рахунках і розраховують результу­ючий показник за формулою
                                     (7.1)
де  – вартість основних засобів (нематеріальних активів) по синтетичному рахунку s на кінець періоду;  – вартість основних засобів (нематеріальних активів) і-ї групи на рахунку s на початок періоду;  – вартість основних засобів (нематеріальних активів) і-ї групи, які надійшли на синтетичний рахунок s за звітний період;  – вартість основних засобів (нематеріальних активів) і-ї групи, які вибули за звітний період з рахунку S.
Під час друку оборотної відомості формується вихідне сальдо по кодах аналітичного обліку бухгалтерського рахунку 10 для використання в наступ­ному періоді розв’язання задачі.
Масив бухгалтерських проводок MSVB702 разом з масивом даних про надходження основних засобів MVXB101 використовується для щомісячного коригування інвентарної картотеки MPB101, яке виконується деякими коригуючими масивами, зокрема:
· масивом MRBB103, про який йшлося раніше;
· масивом MRBB102, який формується внаслідок розв’язання задачі обліку переоцінки основних засобів (дооцінки та уцінки) (ZB105) (структура: інвентарний номер; сума зносу за даними переоцінки; дата);
· масивом MRBB101, який формується внаслідок розв’язання задачі обліку витрат на ремонт та модернізацію основних засобів та контролю за раці­ональним використанням коштів, виділених з цією метою (код ZB104) (структура: інвентарний номер, дата, сума, номер добудування, доустатку­вання, модернізації, номер ремонту);
· масивом MRBB104, який формується внаслідок розв’язання задачі обліку операційної та фінансової оренди основних засобів (код ZB106) (структура якого аналогічна структурі масиву інвентарної картотеки MPB 101).
Відкоригований масив інвентарної картотеки MRPB101 є локальною інформаційною базою комплексу задач автоматизації обліку основних засобів і використовується при розв’язанні більшості його задач.
При розв’язанні задачі ZB101 за допомогою вибірки з відповідно згрупованого масиву інвентарної картотеки формуються табуляграми DB2101÷ DB2103.
Складнішим є розрахунок задачі ZB103. У практиці автоматизації облікових робіт використовують два методи розрахунку сум амортизації: щомісячний повний розрахунок амортизації і метод корекції. При використанні останнього повний розрахунок амортизації проводиться лише один раз при початковому розв’язанні задачі, ця інформація зберігається і щомісячно кори­гується на основі даних про рух основних засобів. Вхід задачі – довідник кодів норм і процентів амортизаційних відрахувань MPH101, таблиця бухгал­терських проведень MPS106, коригуючий масив інвентарної картотеки MRBB103, масив амортизаційних відрахувань на повне відновлення MRPB102, масив накопичених сум зносу основних засобів MRPB103.
При розв’язанні задачі формуються бухгалтерські проведення на суми амортизаційних відрахувань, які включаються у витрати підприємства звітного місяця і суми зносу основних засобів, які передаються в масив бухгалтерських проведень ділянки зведеного обліку і звітності. Після цього коригується масив сум амортизаційних відрахувань на повне відновлення MRPB102.
Результатні показники розраховують за такими формулами:
· при використанні прямолінійного методу нарахування амортизації:
,                                                  (7.2)
де  – сума амортизації j-го інвентарного об’єкта;  – початкова вартість j-го інвентарного об’єкта;  – норма амортизаційних відрахувань j-го інвен­тарного об’єкта.
,                                               (7.3)
де  – ліквідаційна вартість j-го інвентарного об’єкта;  – термін корисної експлуатації j-го інвентарного об’єкта.
· при використанні методу зменшення залишкової вартості:
,                                                   (7.4)
де  – залишкова вартість j-го інвентарного об’єкта.
,                                              (7.5)
· при використанні методу прискореного зменшення залишкової вартості:
 (формула визначення суми амортизації j-го інвентарного об’єкта та ж сама, що і при використанні методу зменшення залишкової вартості)
                                          (7.6)
· при кумулятивному методі нарахування амортизації
,                                             (7.7)
де  – термін (в роках), що залишається до кінця строку служби j-го інвентарного об’єкта;  – загальна сума років експлуатації j-го інвентарного об’єкта.
· при виробничому методі нарахування амортизації:
,                                         (7.8)
де  – плановий випуск z-ї продукції;  – кількість випущеної z-ї про­дукції протягом року.
Внаслідок розв’язання задачі ZB103 формується вихідна відомість нара­хування та розподілу амортизаційних відрахувань (код DB2111).
Розв’язання задачі обліку переоцінки основних засобів (дооцінки та уцінки) (код ZB105) пов’язано з розрахунком такого показника, як індекс переоцінки об’єкта основних засобів:
,                                                 (7.9)
де  – індекс переоцінки j-го інвентарного об’єкта;  – справедлива вар­тість j-го інвентарного об’єкта.
Переоцінена вартість основних засобів визначається за формулою
,                                              (7.10)
де  – переоцінена вартість j-го інвентарного об’єкта;
При переоцінці основних засобів накопичена амортизація повинна бути скоригована. Це пов’язано з тим, що внаслідок переоцінки балансова вартість доводиться до справедливої вартості з врахуванням ступеня зносу об’єкта на дату переоцінки.
,                                   (7.11)
де  – переоцінена суму зносу j-го інвентарного об’єкта за час використання l (місяців);  – накопичена сума зносу j-го інвентарного об’єкта за час вико­ристання l (місяців).
Внаслідок розв’язання задачі ZB105 формується вихідна відомість переоцінки основних засобів (код DB2107).
Зауважимо, що наведений перелік масивів оперативної, умовно-постійної та результуючої інформації демонструє один з можливих підходів до авто­матизації за­дач обліку основних засобів, не претендує на абсолютну вичерп­ність та незмінність і не виступає стандартом. Це ж стосується структури кожного з файлів, яка містить основні реквізити, без яких неможливо одержати необхідну результуючу інформа­цію з обліку основних засобів. Зрозуміло, що і перелік машинограм може бути значно меншим для конкретних підприємств, враховуючи специфіку кожного з них.
Узагальнену інформаційну модель розв’язання задач обліку основних засобів показано на рис. 7.2.
Наведемо загальні теоретичні аспекти побудови інформаційної моделі процесу розв’язання задачі, котрі використовуватимуться в цьому і в нас­тупних розділах.
Під інформаційною моделлю процесу розв’язання задачі розуміють множину взаємозв’язаних інформаційних одиниць, необхідних для її розв’я­зання. До інформаційних одиниць належать: джерела і приймачі даних, первинні документи, файли, результуючі документи. Інформаційна модель задачі (АРМ) допомагає представити всі зовнішні і внутрішні інформаційні зв’язки, охопити і структуризувати всі інформаційні елементи загалом.
Інформаційні одиниці в моделі подаються за допомогою стандартних позначень і розміщуються на різних рівнях графа. Кількість рівнів для різних задач неоднакова. На верхньому рівні розміщуються зовнішні по відношенню до задачі джерела даних (цехи, склади, інші структурні підрозділи). Рівнем нижче вказуються первинні документи, що породжуються відповідними структурними підрозділами і служать основою для створення первинних вхідних файлів. Причому першими ліворуч вказуються оперативні документи, праворуч – документи для внесення змін і, насамкінець, первинні документи для формування нормативно-довідкової інформації (якщо нормативне господарство не ведеться централізовано). Наступний рівень призначений для розміщення проміжних файлів, кількість яких може бути значною. Крім того, одні проміжні файли можуть служити основою для створення інших. Тому кількість рівнів для вказання порядку і послідовності появи проміжних файлів для різних задач неоднакова.
Проміжні файли є основою для формування результуючих файлів, множина яких розміщується на наступному рівні моделі і ділиться на три групи:
1. – файли, необхідні для виводу результатів користувачу;
2. – файли, призначені для розв’язання інших задач;
3. – файли, що використовуються для розв’язання даної задачі в нас­тупний період.

 

Text Box: 194 

Text Box: Рис. 7.2. Інформаційна модель розв’язання задач обліку основних засобів

Наступний рівень використовується для зображення результуючої інфор­мації і її зв’язків з результуючими файлами і приймачами інформації. Останні розміщуються на найнижчому рівні інформаційної моделі і, так само як і на верхньому рівні, служать для ідентифікації зовнішніх зв’язків задачі.
Якщо інформаційна модель відображає зв’язки не для однієї задачі, а для кількох, то в такому разі корисно між рівнями результуючих файлів і резуль­туючих документів розмістити модулі, що вказують на задачі. Це вносить ясність в приналежність файлів до задач.
7.4. Ведення обліку основних засобів
за допомогою програми “1С:Бухгалтерия 7.7”
Бухгалтерський облік основних засобів ведеться на рахунку 10 “Основні засоби” за первісною вартістю в розрізі таких субрахунків:
101 “Земельні ділянки”;
102 “Капітальні витрати на поліпшення земель”;
103 “Будинки та споруди”;
104 “Машини та обладнання”;
105 “Транспортні засоби”;
106 “Інструменти, прилади та інвентар”;
107 “Робоча і продуктивна худоба”;
108 “Багаторічні насадження”;
109 “Інші основні засоби”.
Існуюче настроювання плану рахунків і аналітичного обліку для рахунку 10 “Основні засоби” передбачає ведення обліку в розрізі двох видів субконто: номенклатури основних засобів (необоротних активів) та місць їх зберігання.
Виду субконто “Необоротні активи” відповідає довідник “Необоротні активи”, де міститься список основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів та інших необоротних активів. Реквізити довідника діляться на основні та додаткові, про що свідчать закладки на діалоговому вікні Необоротные активы. До основних реквізитів належать: код/код, назва/наименование, повна назва/полное наименование, вид необоротного активу/вид необорот. актива, рахунок обліку/счет учета, первісна вартість/первонач. стоимость, інвентарний номер/ /инвентарный номер, шифр/шифр, одиниця вимірювання/единица измерения, дата введення в експлуатацію/дата ввода в экспл. До додаткових: рахунок витрат/счет затрат, вид витрат/вид затрат, метод розрахунку амортизації/метод расчета износа, ліквідаційна вартість/ликвидационная стоимость, строк корисного викорис­тання (міс.)/строк полезного использования (мес.), тощо.
Охарактеризуємо деякі з наведених вище реквізитів:
· вид необоротного активу/вид необорот. актива – використовується для визначення належності активу до типових груп. Реквізит може набувати таких значень (основні засоби/осн. средства, інші необоротні матеріальні активи/ /другие необоротные материальные активы);
· дата введення в експлуатацію/дата ввода в экспл. – вводиться авто­матично під час оформлення документа Введення в експлуатацію/Ввод в эксплуатацию по даному необоротному активу;
· код/код – формується автоматично шляхом присвоєння об’єктам необо­ротних активів номерів по порядку (без пропуску номерів і врахування належності до певних груп та видів);
· інвентарний номер/инвентарный номер – формується відповідно до прийнятої на підприємстві системи кодування інвентарних номерів необоротних активів (див. розділ 7.2). Інвентарний номер не збігається з кодом об’єкта;
· шифр/шифр – має необов’язковий характер і служить для уточнення інформації про об’єкт необоротних активів;
· рахунок обліку/счет учета – інформація про рахунок обліку необо­ротного активу;
· рахунок витрат/счет затратта вид витрат/вид затрат – зазнача­ється рахунок і аналітика витрат, на які будуть зачислені суми нарахованої амортизації;
Для відкриття довідника Необоротные активыможна скористатися одним з трьох способів:
1. У головному меню з пункту Операції/Операции, вибрати команду Довідники.../Справочники…, при виконанні котрої відкривається діалогове вікно для вибору конкретного довідника (у цьому випадку Необоротні активи/ Необоротные активы);
2. У головному меню вибрати пункт Довідники/Справочники, у спадному меню якого перераховані довідники;
3. На панелі інструментів вибрати кнопку, що позначає певний довідник.
Для введення в довідник нових груп елементів необхідно після відкриття довідника натиснути Ctrl+F9 або виконати команду Дії/Действия → Нова група/Новая группа. Після цього на екрані з’явиться діалогове вікно, де пот­рібно ввести Код/Код та Назву/Наименование групи необоротних активів.
Тепер розглянемо особливості реалізації комп’ютерного обліку необо­ротних активів на прикладі господарських операцій: ввід в експлуатацію, списання, ліквідація, ремонт, нарахування амортизації тощо.
Найпоширенішою є операція придбання основного засобу у постачальника та введення його в експлуатацію. Для автоматизації процесу відображення цих операцій в комп’ютерному обліку призначені такі документи:
1. Банківська виписка, платіжне доручення та видатковий касовий ордер використовується для здійснення оплати основного засобу, отриманого від постачальника з розрахункового рахунку чи каси підприємства;
2. Прибуткова накладна використовується для оприбуткування основного засобу на баланс підприємства;
3. Акт введення в експлуатацію використовується для оформлення введення в експлуатацію об’єкта основного засобу.
Операція з оплати за оприбутковані основні засоби від постачальника не розглядається в комплексі задач, що стосуються обліку основних засобів, тому одразу розглядатимемо операції з оприбуткування.
Діалогова форма документа “Прибуткова накладна” заповнюється на основі супровідних документів постачальника (скажімо, накладної, товарно-транспортної накладної, специфікації тощо).
Екранна форма документа “Прибуткова накладна” має такі основні реквізити:
· Номер прибуткової накладної і дата (заповнюються автоматично);
· Вид постачальника/Вид поставщика – може мати одне з таких значень: Вітчизняний постачальник/Отечественный поставщик, Іноземний постачаль­ник/Иностранный поставщик, Підзвітна особа/Подотчетное лицо або Інше/ /Прочее;
· Контрагент/Контрагент – призначений для вибору організації-постачальника;
· Замовлення/Заказ – призначений для вибору документа, на основі котрого проводиться оплата (вибирається з довідника “Договоры (счета)”);
· Що оприбутковуємо/Что оприходуем – використовується для вибору групи необоротних активів, що оприбутковуються (ОЗ, НМА та інші необо­ротні матеріальні активи/ОС, НМА и др. необор. мат. активы або Інші необоротні активи/Прочие необоротные активы);
Далі треба заповнити табличну форму документа (реквізити: ТМЦ, Кол-во, Цена-, Сумма-, Сумма+, НДС), маючи на увазі, що кожен рядок документа містить дані лише про один об’єкт основних засобів (необоротних активів). У детальнішому розшифруванні наведених реквізитів на наш погляд немає необхідності.
Документ автоматично генерує проведення з надходження основних засобів.
Для відображення вводу основного засобу в експлуатацію в “1С:Бухгалтерии 7.7” передбачено використання документа “Ввод в эксплуа­тацию”, котрий можна одержати, ввійшовши в журнал документів і вибравши пункт “Необоротные активы и МБП”, або ж в меню “Документы” – “Необо­ротные активы и МБП”. В обох випадках треба обрати документ “Ввод в эксплуатацию”. Перед введенням всіх реквізитів потрібно обрати позицію Ввід в експлуатацію необоротних активів/Ввод в эксплуатацию необ. активов в діалоговому вікні, що відкриється. Тим самим ми визначаємо склад та структуру табличної частини документа.
Опишемо реквізити документа по введенню об’єкта основних засобів в експлуатацію:
· Місце зберігання/Место хранения – застосовується для вибору місця зберігання активу в період його експлуатації. Реквізит прямо пов’язаний з однойменним довідником і його можна представити у вигляді матеріально відповідальної особи або місця зберігання (складу);
· Вид необоротних активів/Вид необоротных активов – призначений для вибору виду необігового активу (скажімо, Основні засоби/Осн. средства);
Таблична частина містить таку інформацію: об’єкт, що є джерелом надходження активу (реквізит ТМЦ/Инвестиции); об’єкт, котрий вводиться в експлуатацію – вибирається з довідника “Необоротные активы” (реквізит Не­оборотний актив/Необоротный актив); кількість об’єктів, що вводяться в експ­луатацію (реквізит Кількість/К-во); вартість об’єктів, що вводяться в експлуатацію (реквізит Ціна/Цена); сума по введених об’єктах – розрахо­вується програмним способом, множенням кількості об’єктів на їх вартість (реквізит Сума/Сумма).
Документ автоматично генерує проведення по введенню в експлуатацію основних засобів в журналі проведень.
Процес реалізації в комп’ютерній бухгалтерії господарських операцій по безоплатному надходженню основних засобів чи внесенню основних засобів як статутний капітал є схожим до розглянутих вище операцій з отримання об’єктів основних засобів від постачальників, з врахуванням того, що без­оплатно отримані об’єкти підлягають прийняттю на облік як доходи майбутніх періодів, з подальшим щомісячним віднесенням нарахованої амортизації на фінансові результати як інших доходів, а об’єкти отримані як внесок до статутного капіталу оприбутковуються на рахунку 15 “Капітальні інвестиції” в кореспонденції з рахунком 46 “Неоплачений капітал”.
Для нарахування амортизації використовується документ Нарахування зносу/Начисление износа, в якому заповнюються такі реквізити:
· Номер розрахунку/Номер расчета – присвоюється автоматично, проте може бути змінений;
· Дата/Дата – встановлюється користувачем і визначає місяць, за котрий буде виконуватися нарахування амортизації;
· Ознака нарахування амортизації для податкового та бухгалтерського обліку/Признак расчета амортизации для налогового и бухгалтерского учета – встановлюється залежно від виду амортизації, що розраховується.
· Понижуючий коефіцієнт/Понижающий коэффициент – встановлюється лише для податкового обліку.
Документ автоматично формує проведення в дебет рахунків витрат і кредит рахунку 13 “Знос необоротних активів” по кожному об’єкту основних засобів та виконує розрахунок сум амортизаційних відрахувань. Також документ забезпечує контроль залишкової вартості по кожному інвентарному об’єкту (в разі повного зносу нарахування амортизації припиняється), а також контроль за проставленням необоротних активів на облік (по основних засобах, що надійшли протягом поточного місяця, амортизаційні відрахування не проводяться).
Слід зазначити, що перед введенням документа Нарахування зносу/ /Начисление износа необхідно впевнитись, що реквізити довідника Необо­ротні активи/Необоротные активы заповнені повністю. Це стосується таких реквізитів, що містяться в закладці Додатково/Дополнительно:
· Нараховувати знос в податковому обліку/Начислять износ в нало­говом учете – заповнюється з метою відображення нарахування зносу в податковому обліку;
· Рахунок витрат/Счет затрат – вказується конкретний рахунок витрат, на який зараховані амортизаційні відрахування;
· Вид витрат/Вид затрат – опис даного реквізиту було подано вище;
· Метод розрахунку зносу/Метод расчета износа – встановлюється індивідуально для кожного інвентарного об’єкта з метою встановлення одного з шести можливих методів нарахування зносу.
Склад решти реквізитів вкладки Додатково/Дополнительно довідника Необоротні активи/Необоротные активы може змінюватися залежно від обраного методу нарахування зносу.
Операції щодо ремонту та модернізації основних засобів відображені в обліку за допомогою документа Модернізація необоротних активів/Модернизация необоротных активов, що містить такі основні реквізити:
· Номер документа/Номер документа і Дата/Дата – обов’язкові рекві­зити, правила заповнення котрих такі самі, що і для інших документів;
· Місце зберігання/Место хранения – вказується місце зберігання або матері­ально відповідальну особу, за якою закріплено той чи інший інвентарний об’єкт;
· Необоротний актив/Необоротный актив – із довідника Необоротні активи/Необоротные активы вибирається основний засіб, що модернізується чи ремонтується;
· Роботи здійснюються/Работы осуществл. – здійснюється вибір із двох доступних способів робіт, що здійснюються при ремонті необоротних активів: Через підрядника/Через подрядчика(підрядний спосіб) та Власними сила­ми/Собственными силами (господарський спосіб). При цьому, якщо роботи здійснюються підрядним способом, у діалоговій формі документа з’являється ще одна вкладка – Додатково/Дополнительно;
· Вид діяльності/Вид деятельности – обирається вид діяльності, за котрою здійснюється ремонт (скажімо, Виробництво/Производство чи Загальна/Общая);
· Зміна балансової вартості (податковий облік)/Изменение бал. стоимости (налоговый учет) – група реквізитів, що використовується для віднесення витрат на ремонт або модернізацію до валових витрат (у межах 5 % від балансової вартості основних виробничих фондів);
У табличній формі документа вводиться Рахунок/Счет, за котрим проводиться виконання робіт; Субконто 1/Субконто 1, Субконто 2/Субконто 2, Субконто 3/Субконто 3, що відображають аналітику по вибраному рахунку; Рахунок модернізації/Счет модернизации та Вид модернізації/Вид модерни­зации, що відображають рахунок, на який будуть списані затрати з модернізації (вибирається з довідника Інвестиції/Инвестиции)і його вид; Сума/Сумма, де вказуються суми витрат, понесені на ремонт.
Структуру довідника Інвестиції/Инвестициирозглянемо детальніше. Довідник містить такі поля: Код/Код, Назва/Наименование, Рахунок обліку/Счет учета, Ціна/Цена. Для введення інформації в довідник треба виконати такі дії:
1. – в меню Довідники/Справочники вибираємо вкладку Інвес­тиції/ /Инвестиции – відкривається форма довідника для введення його елементів;
2. – в меню Дії/Действия вибираємо опцію Змінити/Изменить – з’явля­ється діалогове вікно для заповнення реквізитів довідника.
Документ Модернізація необоротних активів/Модернизация необоротных активов автоматично генерує проведення з модернізації та ремонту основних засобів та розміщує їх у журналі проведень. У разі потреби можна отримати друковану форму акту приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів (ф. ОЗ-2), натиснувши кнопку Друк/Печать.
При ліквідації необоротних активів використовують документ Ліквідація необоротних активів/Ликвидация необоротных активов, який окрім традиційних – Номер документа/Номер документа і Дата/Дата – містить такі реквізити:
· Вид ліквідації/Вид ликвидации, що може набувати двох значень: Реалі­зація/Реализация та Списання/Списание і залежно від цього визначати вигляд вкладки Додатково/Дополнительно;
· Вид ПДВ/Вид НДС – визначає можливі варіанти нарахування ПДВ при реалізації об’єкта основних засобів;
· Валові витрати/Валовые расходы і Валові доходи/Валовые доходы – визначається аналітика рахунків для відображення ліквідації об’єкта основних засобів у податковому обліку.
У табличній частині документа заповнюють лише реквізити: Необоротний актив/Необоротный актив, що вибирається з однойменного довідника (при цьому реквізити Місце зберігання/Место хранения, Первісна вартість (грн.)/Перв. ст. (грн.), Знос (грн.)/Износ (грн.) та Кількість/К-возаповнюються автоматично) і Ціна/Цена, де вказується ціна продажу (якщо необоротний актив було реалізовано).
Для полегшення роботи користувача “1С:Бухгалтерия 7.7”, розробниками програми створено Помічник “Ліквідація необоротних активів”/Помощник “Ликвидация необоротных активов”, що запускається за допомогою меню Сервіс/Сервис. Внаслідок роботи помічника створюється документ Ліквідація необоротних активів/Ликвидация необоротных активов, причому кожен крок формування документа детально пояснено у вікнах, що почергово відкриваються за допомогою кнопок Далі/Дальше та Назад/Назад. Роботу помічника можна перервати в будь-який момент, натиснувши кнопку Відміна/Отмена.
Оскільки метою цього підрозділу є лише ознайомлення читача з основами автоматизації обліку основних засобів за допомогою програмного засобу “1С:Бухгалтерия 7.7”, ми не будемо розглядати облік внутрішнього переміщення основних засобів, переоцінку основних засобів та оренду основних засобів, хоча звичайно ж ці задачі можна реалізовувати в типовій конфігурації “1С: Бухгалтерия 7.7”.

Запитання для самоперевірки
1. Які задачі доцільно виділяти в розділі бухгалтерського обліку “Облік основних засобів”?
2. Назвіть первинні документи, які застосовують у випадку автоматизації обліку основних засобів.
3. Охарактеризуйте склад і структуру вхідних оперативних масивів ділянки обліку основних засобів в умовах автоматизованої обробки інформації.
4. Які масиви з умовно-постійною інформацією необхідно створювати для автоматизованого розв’язування задач обліку основних засобів?
5. Охарактеризуйте коротко побудову основних кодів на ділянці авто­матизованого обліку основних засобів.
6. Перерахуйте вихідні машинограми, які одержуються під час автома­тизованого розв’язання задач обліку основних засобів.
7. За якими основними формулами розраховуються результатні пока­зники ділянки обліку основних засобів?
8. Охарактеризуйте інформаційну модель розв’язання задач обліку основ­них засобів.
9. У розрізі яких субрахунків ведеться бухгалтерський облік основних засобів в умовах використання програми “1С: Бухгалтерія 7.7”? 10. Охарактеризуйте три способи відкриття довідника “Необоротные активы» в програмі “1С: Бухгалтерия 7.7”.
11. Який документ використовується для нарахування амортизації в умовах застосування бухгалтерської програми “1С: Бухгалтерия 7.7”?
12. Які основні реквізити містить документ “Модернізація необо­ротних активів”?
13. З якою метою розробниками програми “1С: Бухгалтерия 7.7” ство­рено “Помощник-ликвидация необоротных активов”?